Faturas de compra com IA a partir de arquivo: menos digitação e menos retrabalho

Por que importa: menos retrabalho, menos horas perdidas

Na obra, as faturas de compra chegam em PDF, WhatsApp, Excel do fornecedor ou XML de fatura eletrónica. Sem ferramentas adequadas, alguém abre cada ficheiro e copia fornecedor, número, data, produtos, quantidades e preços —e repete tudo quando há erro de digitação.

Esse retrabalho custa tempo real: horas de administração, compras ou contabilidade que deviam ir para validação, não para digitar. A IA do CoPres lê o documento por si, propõe a fatura na plataforma e deixa a equipa no papel que realmente acrescenta valor: rever, corrigir se necessário e aprovar.

Passo 1: Clique em «Gerar com IA» e escolha «A partir de arquivo»

No ecrã de Faturas de compra, no topo clique em «Gerar com IA». Abre-se uma janela com várias opções; escolha «A partir de arquivo».

Esta opção é perfeita quando tem um único documento no computador: fatura digitalizada, PDF do fornecedor ou XML timbrado. Não precisa de preparar modelos; basta o ficheiro como o recebeu.

Passo 2: Selecione o arquivo no computador

O computador pede que escolha o ficheiro. Procure a fatura —PDF, foto do telemóvel, Excel ou XML— e clique em Abrir.

Nesta opção só pode escolher um ficheiro de cada vez: um documento equivale a uma fatura. Se misturar várias faturas num PDF, a IA pode confundir-se; separe os documentos ou use a opção de vários arquivos.

Passo 3: Aguarde enquanto a IA analisa o documento

Verá a mensagem «Analisando documento com IA…». A inteligência artificial está a ler fornecedor, datas, linhas de produto, quantidades e preços.

Costuma demorar alguns segundos. Não feche a página durante o processamento. Ficheiros grandes podem demorar um pouco mais, mas continua a ser muito mais rápido do que capturar tudo manualmente.

Passo 4: Revise a nova fatura na tabela

Quando termina, aparece uma nova fatura na tabela com o fornecedor, número e data que conseguiu ler. Se tudo correu bem, verá também uma mensagem verde de confirmação.

Aí termina a digitação automática: o que antes era PDF num monitor e escrever no Excel ou ERP passa a ser validar o que a IA já trouxe. Menos retrabalho porque o dado entra uma vez só, no mesmo sítio onde depois aprova e bloqueia.

Passo 5: Confirme produtos, quantidades e preços

Abra a fatura, reveja produtos, quantidades e preços. A IA ajuda, mas você confirma: esse controlo humano evita erros caros na obra.

Quando estiver correto, aprove e bloqueie a fatura. O fluxo fica com rastreabilidade: sabe quem validou e quando, sem folhas intermédias nem capturas duplicadas.

Antes de terminar, tenha em conta isto

Para tirar o máximo partido e evitar voltar a carregar a mesma fatura por um erro evitável:

• Um arquivo equivale a uma só fatura. Várias faturas misturadas num PDF confundem a IA.
• Funciona com PDF, fotos nítidas, Excel, CSV e XML de fatura eletrónica.
• O ficheiro pode pesar até 12 megabytes. Se for mais pesado, comprima antes.
• Fotos desfocadas ou PDF com palavra-passe podem falhar. Tente uma imagem mais clara.
• Revise sempre os números antes de aprovar; a IA por vezes erra uma casa decimal.

CoPres IA em compras: tempo recuperado para a equipa

Digitalizar faturas de compra não deveria significar contratar mais pessoas só para digitar dados. A IA do CoPres transforma cada arquivo num rascunho estruturado na plataforma, alinhado com o resto do controlo de obra.

Menos digitação manual, menos retrabalho por erros de captura e mais tempo para negociar com fornecedores, conciliar stocks e fechar meses com informação fiável. Experimente com uma fatura real da sua obra.