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Plataforma CoPres · La IA para la Construcción
Política de Privacidad
Tratamiento de Datos Personales
Marco normativo
Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013 · Ley 1266 de 2008 · Ley 527 de 1999 · Circulares SIC
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CoPres, en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, pone a disposición de sus usuarios, clientes y terceros interesados la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
- Razón social: CoPres
- Actividad: Desarrollo y operación de plataforma SaaS para la industria de la construcción.
- Sitio web: www.sistemacopres.com
- Canal de contacto: www.sistemacopres.com / WhatsApp: +57 312 280 9874
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por CoPres en el desarrollo de su actividad, incluyendo los datos de:
- Clientes y representantes legales de empresas contratantes del servicio.
- Usuarios finales habilitados por las empresas cliente (profesionales, gerentes, colaboradores).
- Personas que visitan el sitio web www.sistemacopres.com.
- Personas que se comunican con CoPres a través de sus canales de contacto.
- Proveedores y aliados comerciales cuyos datos sean tratados en el marco de la relación contractual.
3. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO
CoPres garantiza que el tratamiento de datos personales se realiza con estricto apego a los siguientes principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- a) Legalidad: El tratamiento se rige por las disposiciones legales vigentes en Colombia.
- b) Finalidad: Los datos son recolectados con finalidades determinadas, explícitas y legítimas, informadas al titular.
- c) Libertad: El tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal.
- d) Veracidad: La información tratada debe ser veraz, completa, exacta y actualizable.
- e) Transparencia: CoPres garantiza al titular el derecho a obtener información sobre los datos que le conciernen.
- f) Acceso y circulación restringida: Los datos solo podrán ser conocidos por personas autorizadas.
- g) Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
- h) Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a guardar la reserva de la información.
4. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES TRATADOS
4.1. Datos de identificación y contacto
- Nombre completo y número de identificación.
- Cargo y nombre de la empresa.
- Correo electrónico corporativo o personal.
- Número de teléfono o celular.
4.2. Datos de uso de la plataforma
- Información de inicio de sesión: fecha, hora, dirección IP y dispositivo.
- Proyectos creados, presupuestos generados, contratos y registros de compras.
- Interacciones con las funcionalidades de inteligencia artificial.
- Preferencias de configuración y actividad dentro de la plataforma.
4.3. Datos financieros y de facturación
- Información necesaria para la emisión de facturas: razón social, NIT, dirección fiscal.
- Datos del método de pago utilizado para la suscripción (procesados por pasarelas de pago certificadas).
4.4. Datos de navegación
- Cookies técnicas y analíticas para el correcto funcionamiento del sitio web.
- Información de comportamiento de navegación para mejora de la experiencia de usuario.
CoPres NO recolecta datos sensibles en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 (datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos o datos de menores de edad), salvo que sea estrictamente necesario para el cumplimiento de una obligación legal, caso en el cual se solicitará autorización expresa y específica.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
5.1. Finalidades principales (prestación del servicio)
- Crear y gestionar la cuenta del usuario y de la empresa cliente en la plataforma.
- Prestar los servicios contratados: gestión de proyectos, presupuestos, compras, contratos y funcionalidades de IA.
- Habilitar el acceso multiusuario y la colaboración entre equipos de trabajo.
- Brindar soporte técnico y atención al cliente.
5.2. Finalidades de gestión y cumplimiento
- Gestión de facturación, cobro de suscripciones y cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Cumplimiento de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes.
- Gestión de reclamaciones, controversias o procesos legales.
5.3. Finalidades de mejora del servicio
- Análisis estadístico del uso de la plataforma para la mejora continua de funcionalidades.
- Entrenamiento y mejora de los modelos de inteligencia artificial, utilizando exclusivamente datos anonimizados y agregados.
- Envío de notificaciones sobre actualizaciones, nuevas funcionalidades o cambios en el servicio.
5.4. Finalidades comerciales (con autorización expresa)
- Envío de comunicaciones comerciales, promociones o información sobre nuevos productos o servicios de CoPres.
- Realización de encuestas de satisfacción.
El usuario podrá en cualquier momento revocar la autorización para las finalidades descritas en el numeral 5.4, sin que ello afecte la prestación del servicio contratado.
Los datos personales recolectados por CoPres serán utilizados para las siguientes finalidades:
6. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de datos personales por parte de CoPres se fundamenta en las siguientes bases legales:
- Ejecución del contrato de suscripción celebrado entre CoPres y el cliente.
- Consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, otorgado al momento del registro en la plataforma.
- Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a CoPres en Colombia.
- Interés legítimo de CoPres en mejorar sus servicios, siempre que no prevalezca sobre los derechos y libertades del titular.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, que podrán ejercer en cualquier momento:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CoPres.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, en los casos en que sea legalmente procedente.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando no exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
8.1. Consultas
El titular que desee consultar la información que reposa en CoPres podrá hacerlo a través de los canales de contacto habilitados. CoPres dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles. De no ser posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al titular, expresando los motivos y señalando la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
8.2. Reclamaciones (rectificación, actualización, supresión, revocación)
Si el titular considera que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o desea revocar la autorización, podrá presentar una reclamación ante CoPres a través de los canales de contacto disponibles. La reclamación deberá contener: identificación del titular, descripción de los hechos, documentos de soporte y pretensión específica.
CoPres dispondrá de quince (15) días hábiles para resolver la reclamación. De requerirse un plazo mayor, se informará al titular dentro de los primeros ocho (8) días hábiles, indicando la fecha máxima de resolución, la cual no podrá exceder quince (15) días hábiles adicionales.
Si la reclamación resulta incompleta, CoPres requerirá al titular para que subsane las falencias dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Transcurridos dos (2) meses sin que se subsanen las fallas, se entenderá que el titular ha desistido de la reclamación.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
9.1. Encargados del tratamiento
CoPres podrá contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para prestar servicios de apoyo (alojamiento en la nube, procesamiento de pagos, soporte técnico, herramientas de análisis). Dichos terceros estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las establecidas en esta Política y en la ley colombiana.
Entre los proveedores de infraestructura y servicios que CoPres puede utilizar se encuentran proveedores de servicios en la nube (como Amazon Web Services, Google Cloud o equivalentes), pasarelas de pago certificadas y herramientas de productividad empresarial.
9.2. Transferencias internacionales
En caso de que los datos personales sean transferidos a países que no cuentan con niveles adecuados de protección según la SIC, CoPres adoptará las medidas contractuales necesarias para garantizar la protección de los datos, de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
9.3. Requerimientos legales
CoPres podrá revelar datos personales cuando sea requerido por autoridades judiciales o administrativas competentes, en cumplimiento de una obligación legal o para la protección de derechos e intereses legítimos.
En ningún caso CoPres venderá, alquilará ni cederá datos personales a terceros con fines comerciales propios de esos terceros.
CoPres podrá compartir datos personales con terceros exclusivamente en los siguientes casos:
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD
CoPres implementa medidas técnicas, administrativas y físicas orientadas a proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción. Entre estas medidas se incluyen:
- Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS/HTTPS.
- Control de acceso basado en roles (RBAC) dentro de la plataforma.
- Autenticación segura de usuarios con gestión de contraseñas robustas.
- Auditorías periódicas de seguridad y monitoreo de accesos.
- Copias de seguridad periódicas de la información almacenada.
- Capacitación del equipo de trabajo en materia de protección de datos y ciberseguridad.
No obstante lo anterior, ningún sistema de seguridad es absolutamente infalible. En caso de que CoPres tenga conocimiento de una vulneración de seguridad que afecte datos personales, notificará a los titulares afectados y a la SIC en los términos exigidos por la normativa aplicable.
12. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
Los datos personales serán conservados por CoPres durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recolectados, incluyendo:
- Durante la vigencia de la relación contractual con el cliente.
- Por el período adicional exigido por obligaciones legales, fiscales o contables (mínimo cinco (5) años según normativa tributaria colombiana).
- Hasta que el titular ejerza su derecho de supresión y no exista obligación legal de conservación.
Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y vencidos los plazos de conservación legalmente exigidos, CoPres procederá a la eliminación segura e irreversible de los datos personales.
Tras la terminación del contrato de suscripción, el cliente dispondrá de treinta (30) días calendario para exportar su información. Transcurrido dicho plazo, los datos podrán ser eliminados de los servidores de CoPres, previa notificación.
13. DATOS DE MENORES DE EDAD
CoPres es una plataforma diseñada exclusivamente para uso empresarial y profesional, dirigida a personas mayores de dieciocho (18) años. CoPres no recolecta deliberadamente datos personales de menores de edad.
Si CoPres tuviera conocimiento de que ha recolectado datos de un menor de edad sin el consentimiento de sus padres o representantes legales, procederá a eliminar dicha información de forma inmediata. Si usted tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales a CoPres, le rogamos comunicarlo a través de los canales de contacto habilitados.
14. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA
CoPres se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento, en respuesta a cambios normativos, nuevas funcionalidades de la plataforma o decisiones empresariales. Las modificaciones serán comunicadas a los titulares mediante:
- Notificación visible en la plataforma al momento del inicio de sesión.
- Correo electrónico dirigido a la dirección registrada en la cuenta.
La versión actualizada de esta Política estará siempre disponible en www.sistemacopres.com. El uso continuado de la plataforma tras la comunicación de los cambios implicará la aceptación de la Política actualizada.
15. CANALES DE CONTACTO Y QUEJAS ANTE LA SIC
Para el ejercicio de derechos, consultas o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales, el titular podrá contactar a CoPres a través de:
- Sitio web: www.sistemacopres.com
- WhatsApp: +57 312 280 9874
Si el titular no recibe respuesta satisfactoria de CoPres dentro de los plazos legales establecidos, podrá presentar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad encargada de vigilar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales en Colombia:
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co / Línea gratuita nacional: 01 8000 910 165
Al utilizar la plataforma CoPres, usted declara haber leído y aceptado íntegramente la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.