Factures d'achat avec l'IA depuis un fichier : moins de saisie, moins de reprises

Pourquoi c'est important : moins de reprises, moins d'heures perdues

Sur chantier, les factures d'achat arrivent en PDF, par WhatsApp, en Excel fournisseur ou en XML de facture électronique. Sans outil adapté, quelqu'un ouvre chaque fichier et recopie fournisseur, numéro, date, produits, quantités et prix —et recommence en cas d'erreur de frappe.

Ces reprises coûtent du temps réel : des heures d'administration, d'achats ou de comptabilité qui devraient servir à valider, pas à taper. L'IA CoPres lit le document pour vous, propose la facture dans la plateforme et laisse votre équipe faire ce qui compte : vérifier, corriger si besoin et approuver.

Étape 1 : Cliquez sur « Générer avec l'IA » puis « À partir d'un fichier »

Sur l'écran Factures d'achat, en haut cliquez sur « Générer avec l'IA ». Une fenêtre s'ouvre avec plusieurs options ; choisissez « À partir d'un fichier ».

Cette option convient quand vous avez un seul document sur votre ordinateur : facture scannée, PDF fournisseur ou XML signé. Pas de modèle à préparer : le fichier tel que vous l'avez reçu.

Étape 2 : Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur

Votre ordinateur vous demande de choisir le fichier. Trouvez la facture —PDF, photo du téléphone, Excel ou XML— et cliquez sur Ouvrir.

Cette option ne traite qu'un fichier à la fois : un document équivaut à une facture. Plusieurs factures mélangées dans un PDF peuvent perturber l'IA ; séparez les documents ou utilisez l'option multi-fichiers.

Étape 3 : Attendez pendant l'analyse par l'IA

Vous verrez « Analyse du document avec l'IA… ». Le système lit fournisseur, dates, lignes, quantités et prix.

Cela prend généralement quelques secondes. Ne fermez pas la page pendant le traitement. Les fichiers volumineux peuvent prendre un peu plus, mais restent bien plus rapides qu'une saisie manuelle.

Étape 4 : Vérifiez la nouvelle facture dans le tableau

À la fin, une nouvelle facture apparaît avec le fournisseur, le numéro et la date lus. Si tout s'est bien passé, un message vert de confirmation s'affiche aussi.

La saisie automatique s'arrête là : fini le PDF d'un côté et la frappe dans Excel ou l'ERP de l'autre. Moins de reprises car les données entrent une seule fois, au même endroit où vous approuvez et verrouillez.

Étape 5 : Confirmez produits, quantités et prix

Ouvrez la facture et vérifiez produits, quantités et prix. L'IA aide, mais vous confirmez : ce contrôle humain évite des erreurs coûteuses sur chantier.

Quand c'est correct, approuvez et verrouillez la facture. Le flux est traçable : vous savez qui a validé et quand, sans feuilles intermédiaires ni double saisie.

Avant de terminer, gardez en tête

Pour tirer le meilleur parti et éviter de recharger la même facture pour une erreur évitable :

• Un fichier équivaut à une seule facture. Plusieurs factures mélangées dans un PDF perturbent l'IA.
• Compatible PDF, photos nettes, Excel, CSV et XML de facture électronique.
• Taille maximale 12 Mo. Compressez les fichiers plus lourds.
• Photo floue ou PDF protégé par mot de passe : échec possible. Essayez une image plus nette.
• Vérifiez toujours les montants avant d'approuver ; l'IA peut parfois se tromper sur une décimale.

CoPres IA dans les achats : du temps rendu à l'équipe

Numériser les factures d'achat ne devrait pas impliquer d'embaucher uniquement pour saisir des données. L'IA CoPres transforme chaque fichier en brouillon structuré dans la plateforme, aligné avec le reste du pilotage chantier.

Moins de saisie manuelle, moins de reprises pour erreurs de capture, plus de temps pour négocier avec les fournisseurs, rapprocher les stocks et clôturer les mois avec des données fiables. Testez avec une vraie facture de votre chantier.